2024 年が目前に迫る中、世界中の企業の調達および予算管理チームは、ソフトウェア資産、ライセンス、サブスクリプション、およびそれらに関連する契約や協定の目録を作成し、最もスムーズで費用対効果の高いサービスを確保しています。 つまり、 ソフトウェアの更新プロセスが可能な時期とも言えます。
ライセンスの種類が非常に多岐にわたるため、また、それぞれに独自の契約条件が適用されるため、ソフトウェア ベンダーと次回に連絡する前に事前の準備をしておくことは有益です。ソフトウェアの更新を適切に行うための 5 つの手順を次に示します。
1. 所有権を評価して定義する
組織が非常に多くの異なるソフトウェア資産とライセンスを所有しているため、誰が何を所有しているのか分からなくなりがちです。このため、ソフトウェア更新を成功させるための最初のステップは、どの事業部門がどの資産を所有するのか、そして最終的に誰が更新の最終決定を下すのかを明確に定義することから始まります。
2. ソフトウェア契約を確認する
テクノロジーは常に変化しており、最初に同意したソフトウェア契約や条件も変化に伴い変更される傾向があります。法務チームは、購入したソフトウェア ベンダーのサービス利用規約と条件 (SLA を含む) を必ず検査してください。更新日が来たら、利用可能なオプション、費用、隠れた経費について全体像を把握しておきたいはずです。
3. 永久更新に関する州法を理解する
SaaS サブスクリプションなどの自動更新契約、または永久契約の場合、最初の期間が終了すると自動的に更新される傾向があることをおそらくすでにご存知でしょう。このような契約に関する現地の法律を理解することは非常に重要です。更新日と利用規約の変更は、お客様に影響を与える可能性があり、場合によっては負の影響を及ぼす可能性があります。たとえば、カリフォルニア州では、ライセンスを販売する企業に対し、サブスクリプションをキャンセルできるオプションを更新日の 15 日前に顧客に通知するよう義務付けています。このような状況は、他州ではまったく異なる場合があります。エンタープライズ ソフトウェア ライセンスを扱う場合、このような微妙な違いが更新の全体的なコストに影響を与える可能性があります。
4. すべての契約を 一か所に保管する
委任された サービスレベル評価基準、あるいはすべての契約の詳細を厳密に扱う他の人がいない限り、適切なプロセスを用意していないと、ソフトウェア契約の管理はすぐに混乱をもたらす可能性があります。そのため、すぐに情報を取得できるように、単一の共有ストレージ ドライブを用意することをお勧めします。ソフトウェア カテゴリー、契約開始日、次の期日、シート数、契約金額、所有者、ベンダー、連絡先情報、その他の情報などの詳細を含めるように契約に関るる注意事項を追加してドキュメントをカスタマイズすることもできます。
5. ライセンスの実際の使用状況を追跡する
ライセンス管理とソフトウェア更新に関して言えば、ライセンスが実際にどのように使用されているかを知ることほど準備に適うものは。ソフトウェア ベンダーが提供するライセンス マネージャーは、ある種のレポート機能を提供する場合がありますが、それらは厳しく制限されているか、短期間のみに制限されています。このような場合は、使用状況やその他の統計を長期にわたって追跡するソフトウェア ライセンス管理ソリューションへの投資を検討してください。適切なソフトウェア ライセンス管理 (SLM) ツールを使用すると、重要なデータとレポートが得られ、ライセンスがどのように使用されているか、そして実際に何を更新する必要があるのかの全体像を把握するために必要なライセンスに関する洞察が得られます。 。
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